DMS-/ECM-Software 2020 24.02.2020, 08:00 Uhr

Content-Systemwelten wachsen zusammen

Jeder PC-Anwender verfügt Schätzungen zufolge im Durchschnitt über 20 000 Dateien in den File-Systemen deutscher Unternehmen - Cloud-Speicher, Exchange- oder Sharepoint-Server noch nicht eingerechnet.
Anwendungsgebiete von ECM-Software.
(Quelle: www.softselect.de )
Lediglich 15 Prozent davon seien relevant, der Rest von unbekanntem Wert, redundant, trivial oder obsolet. Der größte Teil unserer gespeicherten Daten ist zudem älter als zwei Jahre und daher von fraglichem Nutzen. Dass sich die Datenmenge alle zwei bis drei Jahre verdoppelt, schürt die Notwendigkeit von Unternehmen, Ordnung in das Datenchaos zu bringen.
ECM- und DMS-Lösungen kommen in diesem Kontext eine wichtige Aufgabe zu, um die Daten, Medien und Dokumente effektiv zu organisieren und in bestehende Prozessketten einzubinden. Die Dokumentenverwaltung stellt gewissermaßen das Herzstück einer ECM-Lösung dar. Zum Standardumfang gehört etwa die Rechte- und Freigabeverwaltung für Dokumente, Versionierungsfunktionen sowie Check-in/ Check-out-Funktionen für die exklusive Bearbeitung von Dokumenten. Angesichts der Massen an Content, die heute in Unternehmen gespeichert und verwaltet werden müssen, gewinnen vor allem Filteroptionen und Meta-Daten an Bedeutung.
Mit Hilfe dieser Zusatzdaten lassen sich Dokumente auch großer Content-Pools binnen kurzer Zeit mit intuitiver Suche auffindbar machen. Während vielen CRM-, Projektmanagement- und Groupware-Anwendungen häufig einzelne Dimensionen für eine Komfortsuche fehlen, bieten viele dedizierte ECM-Lösungsanbieter ein umfangreiches Spektrum an Suchroutinen. Am häufigsten kommen bei den untersuchten Systemen die Volltextsuche (98 Prozent), Dokumentenanzeigefunkionen (96 Prozent) und die Attribut-/ Metadatensuche (90 Prozent) zur Anwendung. Metadaten Editoren und Annotationsfunktionen, also die Fähigkeit Dokumente um getrennt gespeicherte Anmerkungen und Zusatzinformationen zu ergänzen, werden ebenfalls von vielen DMS-Systemen ermöglicht.
Mit der SoftTrend Studie 292 – DMS-/ECM-Software 2020 bietet die SoftSelect GmbH Unternehmen eine fundierte Entscheidungshilfe und zeigt aktuelle Trends und Entwicklungen bei ECM-Systemen auf.



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