Risiken und Chancen virtueller Kooperation

Auf diese Art können Teams zusammenarbeiten, selbst wenn sie sich nicht am selben Ort befinden. Es gibt zahlreiche Gründe dafür, warum sowohl Unternehmen als auch Mitarbeiter davon profitieren: Angestellte erhalten auf diesem Weg die gewünschte Flexibilität und Unternehmen haben die Möglichkeit, Expertenwissen über regionale Grenzen hinweg auch für andere Standorte verfügbar zu machen. Die Auswahl der Mitarbeiter für ein Projektteam erfolgt folglich nicht mehr anhand ihres Wohn- beziehungsweise Arbeitsortes, sondern aufgrund ihrer Qualifikationen.

So können die am besten geeigneten Köpfe an einem Vorhaben arbeiten – deshalb gelten virtuelle Teams in der Theorie als besonders geeignet, um auch für sehr komplexe Projekte eine Lösung zu finden. »Richtig genutzt, geht diese Form der Zusammenarbeit nicht nur mit einem Time-to-Market-Vorteil, sondern auch mit Kosten- sowie Zeiteinsparungen einher. Teams lassen sich schneller zusammenstellen und das Buchen von Flügen, Hotels sowie Konferenzräumen für Präsenzmeetings entfällt. Doch stellt diese Art des gemeinsamen Wirkens andere Anforderungen als ein klassischer Nine-to-five-Job im Büro«, erklärt Christian Rampelt, Gründer und Geschäftsführer des Personaldienstleisters dfind.com. Damit die virtuelle Kooperation effektiv und produktiv verläuft, muss sie anderen Regeln folgen, denn mangelnde Kommunikation oder fehlendes Verständnis sind nur zwei der Gründe, warum sie oft scheitert. Auch auf Führungskräfte kommen andere Herausforderungen zu.

Wie effektiv die Arbeit in einem virtuellen Team abläuft, hängt auch von der Auswahl der Kommunikationskanäle ab. Nicht immer stellt eine E-Mail ein geeignetes Tool dar. Der Grund hierfür: Das geschriebene Wort wird auf der Emotionsebene oft falsch verstanden – insbesondere in Drucksituationen. Verständnisprobleme auf der Sachebene führen außerdem oft zu einem endlosen E-Mail-Verlauf, der sich mit einem Griff zum Telefon abkürzen ließe. Zur Sicherung von Ergebnissen kann es sich jedoch als sinnvoll erweisen, nach einer Videokonferenz die wichtigsten Inhalte schriftlich festzuhalten und auf einer Kollaborationsplattform hochzuladen, damit alle Mitglieder jederzeit darauf Zugriff haben. Für Brainstormings eignen sich virtuelle Whiteboards. »Da aufgrund von unterschiedlichen Arbeitszeiten oft die Möglichkeit kurzfristiger Absprachen entfällt, muss darüber hinaus immer Klarheit darüber herrschen, wer welchen Arbeitsschritt übernimmt und an welcher Stelle das Projekt sich gegenwärtig befindet. Hier helfen virtuelle Kollaborationsplattformen, die beispielsweise digitale Kanban-Boards abbilden«, erläutert Rampelt.